Reformar una oficina sin dejar de trabajar: fases, plazos y licencia en Barcelona
Pocas empresas pueden cerrar dos o tres meses para hacer obra, así que la mayoría reforma con la oficina en marcha. Se puede, pero solo si la planificación forma parte del proyecto desde el primer día y no se deja para cuando la obra ya ha empezado.
Sí se puede: por fases, fuera de horario o con traslado temporal
Se puede reformar una oficina sin cerrar. Hay tres formas, que se pueden combinar: obra por fases, obra fuera de horario y traslado temporal. En Barcelona, las obras interiores que no tocan la estructura ni la fachada suelen ir por assabentat; si se toca la estructura o la fachada, por comunicado con proyecto o licencia. El primer paso es la consulta previa al Ayuntamiento, que es gratuita.
¿Vuestra empresa no puede parar? Os decimos cómo organizaríamos la obra en vuestro caso.
Hablemos de vuestra obraTres formas de reformar sin cerrar
| Forma | Cómo funciona | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|---|
| Por fases | La obra avanza por zonas y el equipo se reparte en las demás. | La empresa nunca se va. | Obra más larga; ruido y polvo cerca. Pide mamparas y buena protección. |
| Fuera de horario | Noches, fines de semana o agosto. | El equipo no nota la obra. | Mano de obra más cara, limpieza diaria y depende de las normas del edificio. |
| Traslado temporal | Coworking u otra planta mientras dura la obra. | Obra más rápida y barata. | Coste del espacio temporal y dos mudanzas. |
Lo más habitual: lo ruidoso (demoliciones, rozas) fuera de horario y el resto por fases. Para comparar costes, lo contamos en reformar por fases o de una vez.
Cuánto tarda reformar una oficina
| Nivel de reforma | Proyecto y permisos | Obra con la oficina vacía | Obra por fases |
|---|---|---|---|
| Actualización (pintura, luz, mobiliario) | 2–4 semanas | 2–4 semanas | 4–6 semanas |
| Reforma parcial (distribución, techos, iluminación) | 1–2 meses | 1–2 meses | 2–3 meses |
| Implantación completa (instalaciones nuevas) | 2–3 meses | 2–4 meses | 4–6 meses |
Lo que más alarga los plazos: el mobiliario a medida y la climatización (fabricación y entrega) y los permisos cuando hay que presentar proyecto. Los costes de cada nivel, en cuánto cuesta reformar una oficina en Barcelona.
Una reforma con la oficina en marcha, paso a paso
- Entender el día a díaQué no puede parar nunca (servidores, atención al cliente, cierre de mes) y qué semanas son las más tranquilas.
- Proyecto y consulta previaCon el plano definido se sabe qué permiso hace falta y cuánto tarda.
- Dividir la oficina en fasesCada fase deja trabajando a todo el equipo. Primero, las zonas que liberan espacio: salas y almacenaje.
- Hablar con el edificioHorarios de obra, montacargas, protección de zonas comunes, accesos y retirada de escombros.
- Separar obra y trabajoMamparas, protección contra el polvo, recorridos separados y limpieza al final de cada turno.
- Planificar las instalacionesCortes de luz, red o climatización en fin de semana y avisados con tiempo.
- Mudanza entre fasesCon el mobiliario y la tecnología funcionando el lunes por la mañana.
- Entrega y repasoUna lista de pendientes cerrada antes de dar la obra por terminada.
¿Necesito licencia para reformar una oficina en Barcelona?
En Barcelona, las obras se rigen por la ORPIMO, la ordenanza de obras. El permiso depende de lo que toque la obra, no de su precio.
| Tipo de obra | Permiso | Ejemplos en una oficina |
|---|---|---|
| Obra menor tipo III | Assabentat: se comunica y se empieza al día siguiente. | Pintura, suelos, falsos techos, renovar el baño o el office sin tocar estructura ni fachada. |
| Obra menor tipo II | Comunicado con documentación técnica (antes «comunicado inmediato»). | Obras que afectan puntualmente a la estructura. |
| Obra menor tipo I | Comunicado con proyecto técnico (antes «comunicado diferido»). | Actuaciones de más alcance sin llegar a obra mayor. |
| Obra mayor | Licencia de obras. | Cambios estructurales importantes, fachada o cambio de uso. |
Para cualquier comunicado o licencia hace falta antes un Informe de Idoneïtat Tècnica (IIT), que emite el colegio profesional o una entidad colaboradora. Cuesta entre 202 y 325 € según el tipo de comunicado.
La consulta previa en la web del Ayuntamiento indica qué trámite corresponde. Es gratuita y conviene hacerla antes de pedir presupuestos.
Si vais a tocar la distribución, consultadlo siempre: según el alcance y el edificio, puede pasar de assabentat a comunicado. Para viviendas lo explicamos en ¿necesito licencia para reformar mi piso en Barcelona?
La licencia de actividad y los permisos que nadie menciona
En Barcelona, la mayoría de oficinas funcionan con un comunicado de inicio de actividad acompañado de un certificado técnico. Si la oficina ya lo tiene y la reforma no cambia la actividad ni sus condiciones (aforo, evacuación, superficie), normalmente no hace falta otro; si las cambia, hay que actualizarlo. Si la oficina atiende público o es grande, el trámite puede pedir proyecto técnico. Lo confirma la consulta previa o la Oficina de Atención a las Empresas (OAE) de Barcelona Activa.
- Contenedor o sacos en la calle: necesitan permiso de ocupación de la vía pública.
- Normas del edificio de oficinas: muchos tienen su propio reglamento de obras (horarios, seguros, montacargas). Pedidlo antes de cerrar el calendario.
- Seguridad en la obra: si trabajan varias empresas a la vez, la obra necesita coordinación de seguridad y salud.
Errores que alargan la obra (y el mal humor del equipo)
- Empezar sin el permiso confirmado.
- No hablar con el edificio hasta el primer día de obra.
- Encargar el mobiliario tarde: llega cuando la obra ya ha terminado.
- Cortar la red un martes por la mañana.
- No avisar al equipo de qué zona se cierra y cuándo.
- No dejar margen entre una fase y la siguiente.
Una buena planificación evita casi todos estos errores. Os enseñamos cómo la haríamos para vuestra oficina.
Planifiquemos vuestra reformaEl orden de las fases se decide a la vez que el diseño, no cuando empieza la obra.
Preguntas frecuentes sobre reformar una oficina sin cerrar
¿Se puede reformar una oficina sin cerrar?
Sí. La obra se organiza por fases, fuera de horario o con un traslado temporal, y muchas veces se combinan las tres. La planificación se decide en el proyecto, antes de empezar.
¿Necesito licencia para reformar una oficina en Barcelona?
Depende de la obra. Las obras interiores que no tocan la estructura ni la fachada suelen ir por assabentat. Las que afectan a la estructura van por comunicado con documentación o con proyecto técnico, y las obras mayores necesitan licencia. La consulta previa del Ayuntamiento indica qué trámite corresponde.
¿Qué es el assabentat de obras?
Es el trámite más sencillo de Barcelona para obras menores: se comunica la obra al Ayuntamiento sin aportar documentación técnica y se puede empezar al día siguiente.
¿Qué es el IIT?
El Informe de Idoneïtat Tècnica: un informe previo obligatorio para presentar un comunicado o pedir una licencia de obras en Barcelona. Lo emite el colegio profesional o una entidad colaboradora y cuesta entre 202 y 325 €.
¿Cuánto tarda la reforma de una oficina?
Como orientación, una actualización lleva de 2 a 4 semanas de obra y una implantación completa de 2 a 4 meses con la oficina vacía, algo más si se hace por fases.
¿Hace falta cambiar la licencia de actividad al reformar la oficina?
Solo si la reforma cambia la actividad o sus condiciones, como el aforo, la evacuación o la superficie. Si no, se mantiene el comunicado que ya tenía la oficina.
¿Quién organiza una reforma de oficina con la empresa funcionando?
Quien diseña la oficina debería planificar también las fases de obra. En RITUAL organizamos los trabajos teniendo en cuenta la actividad de la empresa y coordinamos la reforma y las compras.
- Ajuntament de Barcelona, ORPIMO (tipos de obra)
- BOP de Barcelona, nombres de los comunicados e importes del IIT
- COAC, guía para obtener el IIT
- Barcelona Activa, guía para el alquiler de oficinas
- Papelea, consulta del permiso de actividad en Barcelona
Hablemos de vuestra oficina
Dónde estáis, cuántas personas formáis el equipo y qué os gustaría cambiar. No hace falta tener todas las respuestas para empezar.
¿Preferís hablarlo?Os atendemos personalmente: escribidnos o llamadnos.